Заглянем в документы

Наконец, нам осталось познакомиться с документальным стилем письменной речи. (Его еще называют Деловым, официально-документальным и т. п.) Кому из вас не приходилось быть свидетелем того, как от некоторых граждан не принимали заявлений, доверенностей и других документов. Это могло случиться на почте, в домоуправлении, в нотариальной контора, в бухгалтерии и в иных учреждениях. Но ответ был всюду одинаков: не по форме написано! А как часто мы смеемся над нелепыми приказами и объявлениями, которые нет-нет да и появляются из-под непослушного пера некоторых горе-писак. Однажды появилось такое театральное объявление:

Начало в 8 ч. Касса с 6 ч. вечера

Очевидцы рассказывают, что после прочтения такой афиши о "поднятии зубных трюков" у многих отпало желание идти на представление. А умеете ли вы правильно написать тот или иной документ? Знаете ли вы требования, которые предъявляются к их языку?

Язык документов должен быть четким и ясным, не допускать никаких кривотолков. Предложения употребляются в них чаще всего простые, нередко приказного характера. Но особенно отличают документальный стиль две черты. Первое - это устаревшие в обычной речи слова и так называемые канцеляризмы. Например: вышеизложенный, вышеупомянутый, нижеследующий, препровождаться, сей; таковой и т. п. Второе - это готовые формулы, обороты речи, сложившиеся в результате многолетней практики: принять во внимание, в связи с, согласно приказу, приступить к исполнению обязанности, за отличное выполнение, в размере месячного оклада, откомандировать в распоряжение и др. Отступление от них ведет к ломке стиля, воспринимается как ошибка, требующая обязательного исправления. Вот почему в документах неуместны средства художественной изобразительности, яркие слова или новые сочетания их. Все должно быть изложено в пределах общепринятых рамок, по возможности сжато и вместе с тем доходчиво. Эти готовые формулы во многом отличаются в зависимости от характера документов.

Приведем некоторые образцы.

Знаете ли вы книгу, которая начинается приказом? Наверное, трудно сразу вспомнить? Она называется "Глухая Мята" и повествует о бригаде таежных лесорубов. Автор книги В. Липатов. Вот этот приказ полностью:

Ввиду того, что вредитель-шелкопряд поразил древесные насаждения в девятом квартале, называемом в народе "Глухая Мята", и того, что этот массив может быть поражен летом этого года, чем государству будет нанесен огромный ущерб,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. В девятом квартале рубку начать немедленно. Направить в Глухую Мяту бригаду лесозаготовителей в количестве десяти человек.

2. Бригадиром назначить Г. Г. Семенова.

3. Бригаде выделить:

а) два трактора КТ-12 на газотопливе;

б) передвижную электростанцию ПЭС-12-200;

в) запас горючего на два месяца для нее и для заводки тракторов;

г) портативную радиостанцию;

д) передвижную библиотечку;

е) передвижную аптечку и

ж) другое необходимое оборудование.

Примечание. Предполагая, что бригада не закончит рубку до разлива Оби, приказываю: работы не прекращать, и выезд из Глухой Мяты осуществить сплавными средствами, то есть дождаться сплавщиков и с ними эвакуироваться из девятого квартала. Связь по радио с леспромхозом приказываю держать по пятницам каждой недели, а также передавать в эти сроки сводку о выполнении плана.

Плановое задание будет доведено до бригады плановым отделом особым приказом.

Оплата - сдельно-прогрессивная.

Нетрудно заметить, что приказ как документ может состоять из нескольких частей: двух обязательных (вводная и основная) и двух дополнительных (примечание и приложение). Во вводной части кратко излагается причина издания приказа. Для этого используется сложноподчиненное предложение ввиду того, что...,приказываю с повторением союза ввиду того, что, типичного для документального стиля. Основная часть приказа содержит перечень необходимых мероприятии. Она разбита на отдельные пункты. Каждый из пунктов представляет побудительное предложение с инфинитивом, который употребляется в роли повелительного наклонения (начать, направить, назначить, выделить).

В примечания даны дополнительные указания. Для подчеркивания категоричности приказа здесь также неоднократно употребляется неопределенная форма глагола (не прекращать, осуществить, дождаться, эвакуироваться, держать связь, передавать). Чтобы распоряжение было до конца понятно, используются уточняющие однородные члены предложения и союз то есть.

Наконец, приложение содержит список рабочих с указанием их фамилий, инициалов, занимаемых должностей.

Посмотрите, как своеобразна также лексика приказа. В значительной своей части она представляет профессиональные слова, обычно встречающиеся в той отрасли человеческой деятельности, о которой идет речь в документе. Например: леспромхоз, вредитель-шелкопряд, насаждения, квартал, массив, рубка, лесозаготовитель, газотопливо, заводка, сплавщик, механик, моторист. Не зная этих профессионализмов, трудно составить грамотный приказ. Вас сразу же уличит в поверхностности суждений не только специалист, но любой человек, занятый в данной отрасли. Еще в большей степени это относится к профессиональным выражениям, таким, как поразить насаждения (массив), нанести ущерб, передвижная электростанция, осуществлять выезд, сплавные средства, держать связь, сводка о выполнении плана, плановое задание, довести до бригады, особый приказ, сдельно-прогрессивная оплата.

Конечно, текст того приказа, который мы привели, как и текст любого другого приказа, не содержит и не может содержать всех профессионализмов, употребляемых в какой-либо отрасли. И отраслей человеческой деятельности слишком много, и вопросы, затрагиваемые в распоряжениях, очень разнообразны. Однако он дает наглядное представление, на какие стороны таких документов надо обращать внимание, чтобы их форма, в том числе стиль, не вызывала у читающих улыбку.

Кто из нас не отвечал на письма родных, друзей, знакомых! Наши ответы часто бывают более подробными и многословными, чем сами эти письма. И все потому, что у нас есть свободное время и писать нам приходится в общем-то не так часто. А представьте, что вы уже закончили школу или институт и попали на работу в какое-либо учреждение или в редакцию газеты. Учреждение связано со многими предприятиями, или в него просто обращается большое количество граждан с просьбами и заявками. И на все эти заявления надо дать письменный ответ. Наверняка для этого но хватит не только рабочего времени, но и сверхурочных часов. Поэтому практика выработала такие формы официальных ответов, которые были бы предельно ясны и лаконичны.

Познакомим вас с одной из них. Для этого напомним заявление, с которым обратился бывший летчик Завьялов (герой романа А. Чаковского "Свет далекой звезды") в отдел по розыску лиц, пропавших без вести. "Прошу начать розыск гражданки Мироновой Ольги Александровны..." И вот какой ответ он получил:

На В/запрос № 821/09 сообщаем, что по учетным данным ГУК числится старший сержант Ольга Миронова, 1924 г. рожд., Волховский фронт, 18 авиадивизия. Погибла 14 марта 1944 г. при выполнении боевого задания. Родственники (сестра матери) проживают в г. Астрахани, Советская ул., 15, кв. 1.

Подпись

Ничего лишнего в этом ответе, никаких деталей - только основные сведения. Посмотрите, сколько сокращенных слов в таком маленьком отрезке: Мин-ва, СССР, В/запрос, ГУК, г. рожд., в г. Астрахани, ул., кв. Указание на номер запроса дает возможность не пересказывать его содержания. Порядок следования сведений (1924 г. рожд., Волховский фронт, 18 авиадивизия) избавляет от необходимости употреблять такие слова, как служила, действующая армия, в и т. п. Наконец, несколько устойчивых оборотов речи (сообщаем на ваш запрос, числится, по учетным данным, погибнуть при выполнении, боевое задание) помогают оформить ответ, не прибегая к распространенным описательным выражениям.

Таковы основные стили нашей письменной литературной речи.