Формирование навыков деловой речи учащихся VII класса

В VII классе продолжается знакомство с синтаксическими особенностями официально-делового стиля и совершенствование навыков практического владения его средствами.

Семиклассники уже имеют достаточный запас сведений об этом стиле, поэтому повторение изученного о деловой речи можно провести в форме кратких сообщений учащихся на такие темы: "Специфические языковые особенности официально-делового стиля", "Основные требования, предъявляемые к оформлению деловых бумаг", "Композиционная структура некоторых документов, например заявления, расписки, характеристики", "Правила употребления в документах знаков и числовых обозначений". Подводя итоги сказанному, преподаватель дополняет сообщения учащихся, расширяя и углубляя их знания по отдельным вопросам.

Одна из основных трудностей работы по стилистике в VII классе заключается в том, что количество уроков русского языка в этом классе весьма ограничено, поэтому учителю во многих случаях приходится ограничиваться лишь наблюдениями над синтаксическими особенностями языка деловых бумаг.

Так, при изучении темы "Порядок слов в словосочетании и предложении" следует обратить внимание учащихся на то, что в простых предложениях, употребляемых в деловой речи, преобладает прямой порядок слов. Инверсия используется сравнительно редко. К ней прибегают в целях смыслового и стилистического выделения отдельных членов предложения. Для анализа можно привлечь тексты упражнений 82 и 83 учебника^*, которые целесообразно дополнить предложениями, взятыми из деловых бумаг: 1) Справка выдана для предъявления в районную библиотеку. 2) Ершов Василий является учеником 7 В класса школы № 234 г. Москвы. 3) Первое место в соревновании учащихся по сбору металлолома заняла школа № 4. И т. п.

^* (Здесь и далее ссылки на VII-VIII классы даются по действующему учебнику: Бархударов С. Г., Крючков С. Е., Максимов Л. А., Чешко Л. А. Русский язык. Учебник для 7-8 классов. М., 1979.)

На уроках изучения предложений с однородными членами уместно отметить широкое употребление этих конструкций во многих документах: актах, отчетах, докладных записках и др. Это объясняется тем, что предложения с однородными членами помогают выразить мысль с предельной точностью.

Убедительным будет пример, взятый для анализа из "Правил добровольного страхования домашнего имущества": "Страхование домашнего имущества проводится на случай гибели или повреждения его в результате пожара, взрыва, наводнения, бури, урагана, ливня, града, обвала, оползня, выхода почвенных вод, паводка, необычных для данной местности продолжительных дождей и обильного снегопада, удара молнии, землетрясения, аварии отопительной системы, водопроводной и канализационной сети, проникновения воды из соседних помещений, а также на случай похищения имущества и гибели или повреждения его, связанных с похищением".

В ходе разбора этого предложения ученики устанавливают, почему необходим столь подробный перечень страховых случаев.

Подобным образом можно провести анализ и других синтаксических конструкций, характерных для официально-делового стиля.

Знакомство с новыми видами деловых бумаг в VII классе - справкой и удостоверением - целесообразно начать на уроке закрепления темы "Именное составное сказуемое".

Эти документы близки по своей форме и назначению, поэтому рассматривать их удобнее вместе. Справка и удостоверение - документы информационного характера, удостоверяющие что-нибудь, какой-либо факт. Удостоверить - значит подтвердить правильность, истинность, достоверность чего-нибудь. Справка выдается учреждением, организацией лицу или учреждению, удостоверение - только лицу.

Учащиеся анализируют текст справки, удостоверяющей личность. Такие справки пишутся обычно на бланке учреждения.

Директор школы------------------------ (подпись) А. Б. Белов

Определить форму, по которой пишется справка, семиклассники смогут самостоятельно:

1) наименование министерства, отдела, учреждения;

2) наименование документа;

3) дата выдачи справки (пишется слева);

4) номер справки (пишется справа);

5) место составления документа (пишется слева, под датой);

6) текст справки (содержание, цель выдачи, срок действия) ;

7) подпись лиц, выдавших справку.

При отсутствии бланка справка пишется с угловым расположением следующих ее реквизитов:

Наименование

учреждения (школы)

Справка

Дата №

Место составления

В соответствии с данным типовым формуляром составляется и удостоверение личности.

В практике делового общения часто встречаются справки, подтверждающие не только личность. Следует рассмотреть и эту разновидность справки, отметив отсутствие в ее композиционной структуре отметки о сроках действия документа (например: справка о том, что учащиеся VII класса с 1 по 10 сентября 1979 г. убрали с полей колхоза "Рассвет" 80т (восемьдесят) картофеля).

Можно предложить учащимся задание написать по первому образцу справку себе или кому-либо из товарищей.

Целесообразно также выполнить следующие упражнения:

1. Напишите справку от имени директора школы о том, что вы учились в данной школе с I по VI класс.

3. Напишите удостоверение личности (отцу, матери, брату, сестре).

При проверке упражнений одновременно закрепляются сведения об именном составном сказуемом.

Тема "Односоставные предложения с главным членом - сказуемым" позволяет продолжить наблюдения над синтаксическими особенностями официально-делового стиля.

В ходе анализа текстов некоторых упражнений учебника, например упр. 217, 220, учащиеся подводятся к выводу о том, что неопределенно-личные и безличные предложения со значением необходимости и императивности употребляются в тех случаях, когда факт совершения действия важнее, чем указание на лицо, производящее действие. Однако в деловой речи предпочтение обычно отдается безличным предложениям со сказуемым, выраженным инфинитивом, и конструкциям, в которых именная часть составного сказуемого выражена кратким страдательным причастием.

Следует подчеркнуть, что безличные предложения со сказуемым в форме инфинитива широко распространены в документах предписывающего характера: уставах, приказах, постановлениях, инструкциях. Для анализа можно привести отрывок из утвержденных XXV съездом КПСС "Основных направлений развития народного хозяйства СССР на 1976-1980 годы":

Расширить сеть дошкольных учреждений, школ и групп с продленным днем. Построить детские ясли-сады и детские сады на 2,5-2,8 млн. мест. Увеличить количество пионерских лагерей, спортивных и оздоровительно-трудовых баз для подростков и молодежи. Особое внимание обратить на улучшение работы детских учреждений.

С этой же синтаксической темой удобно связать и работу над инструкцией.

Составление инструкции явится продолжением работы над памяткой и правилами, с которыми учащиеся познакомились в V классе. Эти деловые бумаги однотипны по своему назначению и форме.

Инструкция - "указания, свод правил, устанавливающий порядок и способ осуществления, выполнения чего-нибудь"^*.

^* (Ожегов С. И. Словарь русского языка, с. 230.)

Раскрыв понятие, можно прочитать инструкцию по обращению с чем-либо, например с часами-будильником.

Инструкция по обращению с часами^*.

6. Во избежание прекращения действия гарантии вскрывать механизм часов, смазывать, разбирать или ремонтировать их самостоятельно не рекомендуется.

Далее определяются реквизиты, входящие в состав инструкции:

1) наименование вида документа;

2) краткая формулировка содержания документа (в данном случае - как обращаться с часами-будильником);

3) текст инструкции.

Самостоятельное составление инструкции по выполнению определенных операций (составление так называемой рабочей инструкции) можно качать с описания, лабораторных работ, с которыми учащиеся довольно часто встречаются на уроках физики и химии. Постепенно задания усложняются, однако на первых порах следует дифференцировать их. Девочкам легче будет составить описание-инструкцию на более близкие им темы, такие, например: как сервировать стол в праздничные дни, как снять мерку для кройки одежды, как приготовить горчичники в домашних условиях, как приготовить диетические блюда и т. п. Мальчики успешнее справятся с заданием написать инструкцию о том, как сделать скворечник, как склеивать деревянные (кожаные, резиновые, стеклянные) изделия; как сделать вольер, будку для собаки, содержащейся во дворе; как сделать и установить стеллаж в комнате и т. д.

При выборе тем для самостоятельных сочинений-инструкций очень важно учитывать интересы учащихся. Одни школьники занимаются в технических кружках (некоторые из них имеют свои детские изобретения); другие посещают музыкальный, хоровой, танцевальный кружки; третьи увлекаются спортом... Каждый из них может написать краткую инструкцию о выполнении каких-либо действий, операций, если речь пойдет о предмете хорошо известном.

Предлагаемый путь освоения знаний позволяет тесно связать синтаксическую теорию с нормами стилистики.

Следующая деловая бумага, с которой желательно познакомить учащихся VII класса, - доверенность. Удобнее всего связать эту работу с изучением темы "Предложения с обособленными членами" (после усвоения параграфа "Обособленные приложения"). С помощью обособленных членов предложения достигается особая логическая четкость и лаконичность изложения. Для деловой речи, требующей максимальной ясности, точности, особенно характерны уточняющие обособленные приложения, как одиночные, так и распространенные. В автобиографиях, договорах, трудовых соглашениях, доверенностях уточняющие приложения часто встречаются при личных местоимениях, например: Я, Орлов Лев Александрович, родился 15 июня 1957 года в г. Севастополе; Мы, работники центральной городской библиотеки г. Москвы, берем на себя следующие обязательства...; Он, слесарь Боков Д. Н., обязуется выполнить указанную работу к 1 марта 1979 года.

Доверенность - это документ, дающий кому-либо право (полномочия) действовать от имени лица, выдавшего доверенность. Вот ее образец.

26.01.79

В беседе с учащимися выясняется, в каких случаях пишется доверенность и что указывается в ней.

Доверенность выдается одним лицом или учреждением другому лицу, которому доверяется ведение какого-либо дела, получение ценных предметов, денежных средств и т. п. В доверенности фигурируют два лица: доверитель (лицо, доверяющее что-либо) и доверенное лицо (тот, кому доверяется что-либо, кому выдана доверенность).

Весьма распространенным документом является доверенность на получение денег. Она удостоверяется организацией, в которой работает или учится доверитель, или администрацией лечебного учреждения, в котором лицо, доверяющее получить деньги, находится на лечении. Составляется такая доверенность обычно по следующей форме:

1) наименование документа;

2) фамилия, имя и отчество (иногда должность) доверителя;

3) фамилия, имя и отчество (иногда должность) доверенного лица;

4) содержание доверенности (что конкретно доверяется); сумма пишется цифрами и в скобках прописью;

5) подпись доверителя;

6) дата выдачи доверенности;

7) наименование должности и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;

8) дата удостоверения подписи и печать.

При получении особо ценных вещей, оборудования и т. п. указывают адрес и некоторые данные паспорта получателя (Сербия, номер паспорта, когда и кем выдан).

Можно предложить учащимся самостоятельно составить доверенность, например о том, что школа доверяет ученику получить в Доме пионеров по договоренности с директором этого учреждения настольные игры в количестве 15 комплектов.

Уроки по изучению прямой и косвенной речи можно использовать для работы над протоколом (в протокольной записи, наряду с другими способами передачи чужой мысли, широко употребляются предложения с прямой и косвенной речью).

Протокол - документ, содержащий запись выступлений участников собрания, совещания, заседания, конференции и принятых по обсуждаемым на них вопросам решений. Различают два типа протоколов: простые, называемые еще протоколами резолюций (резолютивными), и сложные.

В простых протоколах записываются только вопросы и принятые по ним решения. В сложных фиксируется весь ход и результаты собраний, заседания и т. п.: вопросы, выступления присутствующих, предложения и революции.

Анализируются образцы простого протокола: собрания учащихся и заседания совета дружины (следует рассмотреть два образца, так как протоколы заседаний советов дружины, комитетов комсомола, штабов, комиссий и т. п. имеют композиционные особенности).

1-й образец:

Председатель совета дружины----------------------------(подпись) И. Маслова

В ходе анализа первого образца учащиеся устанавливают, что протокол составляется по определенной форме и включает обычно следующие реквизиты:

1) наименование документа и его номер;

2) наименование конкретного собрания, заседания и т. п.;

3) дату его проведения;

4) сведения о количестве присутствующих;

5) фамилии и инициалы (или имена) председателя и секретаря собрания;

6) повестку дня (перечисляются вопросы, при этом каждый из них записывается с новой строки; в повестке дня не должно быть пункта "Разное": каждый вопрос необходимо конкретизировать);

7) текст протокола;

8) подписи председателя и секретаря собрания.

В протоколе обычно выделяют две части: вводную и основную. Вводная часть этого документа заканчивается повесткой дня.

Текст протокола по каждому вопросу состоит из трех частей: 1. Слушали. 2. Выступили. 3. Постановили.

Сначала ставится порядковый номер вопроса, рядом пишется слово "Слушали", затем записывается основное содержание доклада или сообщения выступающего.

В разделе "Выступили" указываются фамилии и инициалы выступающих и кратко излагается суть их выступлений.

В третьей части текста протокола "Постановили" содержатся принятые по обсуждаемым вопросам решения. Стиль их отличается предельной лаконичностью, ясностью, точностью формулировок.

Слова "Слушали", "Выступили", "Постановили" необходимо выделить в тексте: они пишутся либо крупным жирным шрифтом, либо разрядкой - это ускоряет чтение текста протокола и облегчает восприятие его содержания.

Нужно обратить внимание учащихся на особенность второго образца: в композиции протокола заседания совета дружины отсутствуют пятый и восьмой элементы. Это объясняется тем, что председатель и секретарь на заседаниях совета дружины, равно как и на заседаниях комитета комсомола, комиссии, штаба и т. п., не выбираются; ведет заседание председатель совета дружины. Он же подписывает протокол заседания. Протокол заседания комитета комсомола подписывается секретарем комитета комсомола^*.

^* (Об оформлении протоколов первичной комсомольской организации см. "Инструкцию по работе с документами первичной комсомольской организации". М., 1977.)

Далее устанавливается, что рубрикация (членение текста на составляющие его части, нумерация, заголовки и т. д.) в протоколе, как и в любом другом документе, является не только средством выражения его композиционной структуры. Выделенные в протоколе абзацы (каждый абзац начинается с красной строки) расчленяют текст на отдельные части, показывая переход от одной мысли к другой, подчеркивают необходимость самостоятельного рассмотрения каждой из них, помогают читающему быстрее разобраться в содержании протокола.

В протоколе используются однотипные средства нумерации - арабские цифры. Если в разделе "Постановили" содержится несколько пунктов, то каждый из них следует нумеровать двумя арабскими цифрами. Например: 1.1. Утвердить план работы литературного кружка на 1979/80 учебный год.

Так нумеруется первое решение по первому вопросу, где первая цифра обозначает порядковый номер рассматриваемого на заседании (собрании, совете и т. д.) вопроса, вторая - порядковый номер принятого по этому вопросу решения. Перед вторым решением по этому же вопросу следует поставить арабские цифры 1.2. (второе решение по первому вопросу). И т. д.

Нужно познакомить учащихся и с формой сложного протокола. Для анализа предлагается протокол совместного заседания комитета комсомола и совета пионерской дружины.

Секретарь комитета комсомола -----------------------------(подпись) Р. Ивкина

Протокол - один из наиболее распространенных видов документов в сфере делового общения (уже в школе ученики сталкиваются с необходимостью зафиксировать ход какого-либо собрания, заседания). В то же время протоколирование живой разговорной речи - дело очень трудное. Оно требует специальной подготовки учащихся к этой работе. Необходимо сформировать у школьников умение вести протокольную запись, используя различные способы передачи чужой речи. Этому в I определенной степени способствуют упражнения учебника 363, 364, 365, 366 о деловом письме.

Следует научить школьников делать выписки из протокола. Они пишутся по просьбе какого-либо учреждения, частного или должностного лица по одному из обсуждаемых на собрании, совещании, заседании вопросов. В качестве образца можно рассмотреть следующую выписку из протокола:

Секретарь комитета комсомола -------------------------(подпись) А. Козлов

На одном из уроков повторения изученного в VII классе представляется возможность познакомить учащихся с объяснительной запиской.

Объяснительная записка пишется обычно по требованию администрации. В ней излагаются причины нарушения трудовой дисциплины, правил (например, социалистического общежития, поведения), невыполнения задания и т. п.

Рассмотрев образец объяснительной записки, ученики самостоятельно составляют логическую схему этого документа:

1) наименование должностного лица и учреждения, которому направляется записка (пишется в дательном падеже);

2) наименование документа;

3) дата его составления;

4) заголовок документа (о чем?), если текст большой по объему;

5) содержание (текст) записки;

6) наименование должности, инициалы, фамилия и подпись составителя.

Образец объяснительной записки:

Директору средней школы

дальской средней школы № 1----------------------------(подпись) С. Сидоров.

Возможен и другой вариант расположения элементов объяснительной записки: наименование должностного лица и учреждения, которому направляется записка; наименование должности, инициалы и фамилия составителя (пишется в родительном падеже без предлога); наименование документа; текст записки; подпись составителя; дата составления документа.

При обучении деловому письму в VII классе следует продолжить начатую в IV классе работу над лексикой служебных документов. Особое внимание при этом желательно уделить деловой терминологии.

С этой целью семиклассникам целесообразно предложить упражнения следующих типов:

1. Раскройте значение слова по образцу толкований, данных в толковом словаре или словаре иностранных слов (например: резолюция [лат. resolutio - разрешение] - 1) решение, постановление (съезда, комитета, собрания и т. п.); 2) надпись начальника на деловой бумаге, содержащая решение по затронутому в ней вопросу...^*.

3) Знания учащихся X классов по иностранному языку считать вполне приличными. (Следует: знания учащихся X классов по иностранному языку считать вполне удовлетворительными.)

Ниже предлагаются тексты для упражнений с одним общим для всех упражнений заданием - определить стиль и жанр отрывков, выделить элементы официально-делового стиля^*.

^* (При анализе первого и второго текстов следует учесть исторические особенности официально-делового стиля.)

1. Комендант со мною поздоровался с видом озабоченным. Он запер двери, всех усадил, кроме урядника, который стоял у дверей, вынул из кармана бумагу и сказал нам: "Господа офицеры, важная новость! Слушайте, что пишет генерал". Тут он надел очки и прочел следующее:

(М. С. Прудников.)