Знакомство с деловой речью в IV классе

С деловой речью дети встречаются еще в начальной школе, когда учатся писать адрес, помогают вожатому или учителю оформлять объявления, приглашения и т. п. Однако на этом этапе подобная работа носит эпизодический характер. Начиная с IV класса ее следует вводить в русло системы, постепенно расширяя объем сведений об официально-деловом стиле, усложняя характер заданий.

На одном из уроков повторения материала, изученного в начальных классах, можно рассказать школьникам о значении деловой переписки, которой пользуются люди в самых различных случаях жизни. Для этого урока монтируется специальный стенд "Формы деловых бумаг"^*.

^* (Этот стенд используется также на других уроках знакомства с новыми видами деловой переписки.)

Учитель обращает внимание на стенд и поясняет, что деловые бумаги сопутствуют человеку во многих случаях жизни. Необходимо научиться писать хотя бы самые распространенные из них. В качестве примера уместно напомнить учащимся чеховский рассказ "Ванька". Ванька Жуков, закончив письмо дедушке, где сетует на свою горькую судьбу, "свернул вчетверо исписанный лист и вложил его в конверт, купленный накануне за копейку... Подумав немного, он умокнул перо и написал адрес:

На деревню дедушке.

Потом почесался, подумал и прибавил: "Константину Макарычу".

Чехов ничего не говорит о том, что произошло дальше. Читатель сам догадывается об участи Ванькиного письма: его не получил дедушка. Всякие деловые бумаги (и адрес в том числе)^* нужно уметь правильно оформлять. А пишутся они не так, как газетные заметки, рассказы или дружеские письма.

^* (Оформление адреса входит в сферу делового письма, поэтому в школе адрес можно условно отнести к деловым бумагам.)

Почти все деловые бумаги пишутся по определенной форме. Это облегчает и ускоряет составление и рассмотрение их.

Отличаются деловые бумаги и манерой изложения: строго официальный ("сухой") тон, точность, ясность, возможная краткость; употребление слов только в их прямом значении.

Изложение материала в деловых бумагах ведется по строго определенному плану. Основные способы изложения - повествование, описание, рассуждение.

В сочинениях-повествованиях сообщается о событиях, фактах в той хронологической последовательности, в которой они происходили. Задача составителя деловой бумаги - выделить наиболее важные, существенные, значимые факты и события и изложить их однозначно, понятно и по возможности кратко.

В деловых описаниях важно точно указать и раскрыть главные, отличительные, характерные для данного лица, предмета, явления признаки, свойства, особенности, которые следует расположить в определенной последовательности по степени их важности. Такое описание дает возможность быстро составить более точное и правильное представление о том или ином предмете, лице, явлении.

Умение рассуждать - это умение логически мыслить, доказывать свою точку зрения, убеждать. В сочинениях-рассуждениях преобладают причинно-следственные отношения, в них всегда что-либо обосновывается, мотивируется, доказывается. Главное в рассуждении состоит в том, чтобы сами доказательства, доводы были бесспорными и убедительными.

Все названные способы изложения используются в служебных документах. Автобиография, например, представляет собою деловое сочинение повествовательного характера; элементы описания преобладают в характеристике; примером рассуждения являются докладные записки, служебные письма, в которых раскрывается внутренняя связь явлений, доказываются определенные положения. Однако нередко названные способы изложения, дополняя друг друга, применяются в сочетании (в одном документе используется и описание, и повествование, и рассуждение). С этими и другими особенностями деловой речи учащиеся познакомятся на уроках обучения деловому письму.

Знакомство с официально-деловым стилем целесообразно начать с выяснения понятий "деловое письмо" и связать эту работу с темой "Предложения с обращениями".

После выполнения упражнений 180 и 181 учебника^* преподаватель раскрывает значение термина "деловое письмо", знакомит учащихся с образцами простой формы письма и сообщает некоторые сведения об этом документе.

^* (Здесь и далее ссылки на IV класс даются по действующему учебнику: Ладыженская Т. А., Баранов М. Т., Григорян Л. Т., Кулибаба И. И., Тростенцова Л. А. Русский язык. Учебник для 4 класса. М., 1980.)

Деловое письмо, в отличие от письма личного, представляет собою деловую бумагу, в которой содержится запрос или уведомление о чем-либо. Деловое письмо пишется, когда нужно получить какие-либо сведения или ответить на запрос.

Содержание делового письма должно быть предельно ясным, однозначным, по возможности лаконичным. Желательно посвящать письмо одному вопросу. Тон письма должен быть деловым и корректным.

В служебной переписке существует определенный речевой этикет, знание которого необходимо составителям писем. Прежде всего это касается форм обращения и концовки письма. Письмо может начинаться с обращения к должностному лицу: Уважаемый товарищ! или Уважаемый товарищ И. С. Андреев! В этом случае отсутствует наименование учреждения, организации, предприятия и должности лица. Заканчивается деловое письмо подписью его автора, которой могут предшествовать слова С уважением.

При составлении писем, как и других деловых бумаг, необходимо строго соблюдать нормы современного делового языка в области лексики, морфологии, синтаксиса и стилистики. Нельзя допускать тяжеловесных синтаксических конструкций, словесных штампов типа "во исполнение Вашей просьбы", неправильного употребления терминов. Однако в деловых письмах не следует избегать стандартных оборотов речи, которые ускоряют и облегчают составление и рассмотрение деловых бумаг, например: "Прошу сообщить"; "В соответствии с тем-то...", "Просим разъяснить..."; "В связи с чем-то..." и др. Важно также придать письму безупречную внешнюю форму.

Далее уместно рассмотреть два варианта делового письма одинакового назначения с целью показать различие в их оформлении.

I. Директору киевского магазина

Адрес: 173014, г. Дальск, 14, ул. Десятская, д. 76, кв. 10.

После чтения образцов выясняется значение терминологического сочетания "наложенным платежом" (т. е. таким способом расплаты покупателя за отправленный ему товар, при котором стоимость товара взыскивается почтой, железной дорогой, пароходством с получателя для передачи отправителю), повторяются знаки препинания при обращении и составляется план, по которому пишутся деловые письма подобного характера:

1) наименование должности (иногда указываются инициалы и фамилия) лица и название учреждения, организации, которым адресуется деловое письмо;

2) содержание просьбы или уведомления;

3) подпись автора письма;

4) дата^*;

^* (В ЕГСД (Единой государственной системе делопроизводства) приняты два способа датирования: 1) 29 ноября 1979 г. и 2) 29.11.79, где первая пара цифр обозначает число месяца, вторая - месяц, третья - две последние цифры года. В деловой переписке предпочтение отдается второму как наиболее краткому способу обозначения даты.)

5) адрес отправителя (можно не указывать, адрес имеется на конверте).

Закрепляются полученные сведения путем составления делового письма в магазин подписных изданий Ленкниги (работа эта выполняется на следующем уроке). Можно рекомендовать ученикам дома обсудить с родителями содержание данного письма и сделать запрос на те товары (книги, учебные принадлежности и т. д.), в которых действительно нуждается школьник. Составленные ими деловые письма можно отправить по назначению, с тем чтобы ученики смогли получить заказанный товар.

Подобные упражнения дают учащимся возможность применить на практике полученные теоретические знания и потому выполняются детьми с большим интересом.

На уроке закрепления правописания собственных и нарицательных имен существительных проводится работа над адресом.

Адрес ученики уже писали в начальной школе. В IV классе следует закрепить этот навык, предварительно повторив правила правописания прописных букв в существительных, обозначающих географические названия, и в прилагательных, образованных от них и употребляемых при написании адреса.

Сначала рассматривается образец адреса, предлагаемый в учебнике по русскому языку^*, попутно проводится лексическая работа: выясняются этимология и значение слов-терминов адрес, адресат, адресант.

^* (См. с. 189 учебника.)

Слово адрес вошло в русский язык из французского (adresse) и обозначает надпись на письме, посылке, бандероли и т. п., указывающую получателя и место назначения. Адресат - [нем. Adressat - фр.] - получатель, тот, кому адресовано письмо, посылка, телеграмма и т. д. Адресант - [нем. Adressant - фp.] - отправитель, тот, кто отправляет письмо, посылку и т. д.

Затем следует познакомить учащихся с некоторыми почтовыми правилами^* оформления адреса:

^* (См.: Почтовые правила. М., 1973.)

1) адрес пишется разборчиво, грамотно, аккуратно;

2) названия республик, городов, поселков, деревень и других населенных пунктов пишутся в именительном падеже; фамилия, имя, отчество получателя - в дательном падеже; отправителя - в именительном падеже:

3) на почтовом отправлении внизу в левой части конверта пишется цифровой индекс предприятия связи места назначения, состоящий из шести цифр (образец написания их дан на обратной стороне конверта; следует научить детей правильно писать каждую цифру индекса);

4) располагаются части адреса в строго установленной органами связи последовательности; так, в адресе отправителя, живущего в сельской местности, вначале указывается почтовый индекс, затем название предприятия связи, области, района, сельского Совета, населенного пункта, далее фамилия, имя и отчество адресанта, например:

В адресе письма, отправляемого в город, после почтового индекса следует наименование населенного пункта (города), затем области, района, улицы, номера дома и квартиры, далее фамилия, имя, отчество получателя^*, например:

^* (Если населенный пункт - областной город, то наименование области опускается; сразу же за населенным пунктом следует, название улицы и т. д.)

Далее учитель сообщает адрес магазина подписных изданий Ленкниги и записывает его на доске:

На одном из следующих уроков по изучению имени существительного проводится работа над телеграммой. Объясняется происхождение, значение и правописание слова-термина (оно включается в список слов, предназначенных для словарно-орфографической работы): слово телеграмма греческого происхождения; состоит из двух частей: tele - далеко и gramma- запись и обозначает "срочное сообщение, передаваемое по телеграфу или радио, а также бланк с таким сообщением"^*.

^* (Ожегов С. И. Словарь русского языка. М., 1973, с. 727.)

Телеграммой пользуются тогда, когда необходимо срочно сообщить что-либо. Основной признак "телеграфного стиля" изложения - лаконичность: сообщается только самое важное, главное. Однако текст телеграммы должен быть понятным, однозначным, не допускающим двусмысленности. Сокращение текста телеграммы в ущерб содержанию может привести к досадным, иногда смешным недоразумениям.

Телеграмма оформляется на готовом бланке, отпечатанном типографским способом, и состоит из следующих элементов:

1) наименования документа;

2) отметки о категории в виде телеграммы;

3) наименования пункта назначения и адресата;

4) текста сообщения;

5) подписи отправителя;

6) фамилии отправителя и его адреса.

Адрес и текст телеграммы пишутся сокращенно: союзы, предлоги и знаки препинания опускаются^*, если их отсутствие не искажает содержание сообщения, в адресе не пишутся слова город, дом и т. д. Однако при подаче телеграммы в город следует указывать номер почтового отделения: это ускорит доставку телеграммы адресату.

^* (При необходимости употребления знаков препинания последние обозначаются сокращенно: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двч, кавычки - квч.)

На бланке телеграммы внизу, под чертой, необходимо написать фамилию и полный адрес отправителя.

Далее ученики рассматривают бланки телеграмм различных категорий и устанавливают, что по назначению телеграммы подразделяются на обыкновенные и срочные. На бланке последнего вида есть особая пометка "Срочная телеграмма".

Срочная телеграмма подается в экстренных случаях и доставляется адресату в течение двух часов с момента ее отправления.

Телеграммы могут быть поздравительными (с днем рождения, праздником и т. п.). Для них имеются специальные художественно оформленные бланки, которые вручаются получателю. При отправлении поздравительной телеграммы заполняется бланк обыкновенной телеграммы и в графе "Особые пометы" указывается серия художественного бланка, например: "Серия Е-33".

Для закрепления навыка оформления и составления телеграмм можно провести такие упражнения:

1. Обдумывание ситуаций, которые требуют телеграфного сообщения.

2. Устное составление текстов телеграмм сначала под руководством учителя, потом каждым учеником самостоятельно.

Изучение правописания падежных окончаний имен существительных на -ия, -ие, -ий удобно сочетать с работой над простыми формами объявления и заявления.

Цель одного из таких уроков - усвоить орфограмму № 17 и научиться писать простое объявление. Слово объявление включается в список слов, предлагаемых для словарно-орфографических упражнений на данном уроке (эту работу желательно провести в начале урока, что позволит ввести новые слова в последующие упражнения). Слово разбирается по составу (объявление), объясняется его написание и лексическое значение. Объявление - это извещение о чем-либо. Извещение может быть напечатано в газете, в журнале, вывешено где-нибудь (например, на почте, в магазине), объявлено по радио, телевидению. Объявления пишут как предприятия, организации, учреждения, так и отдельные должностные или частные лица.

После наблюдений над особенностями склонения и правописания существительных на -ия, -ие, -ий ученики выполняют ряд закрепительных упражнений. В качестве дидактического материала по этой теме могут быть использованы тексты объявлений:

1. 24 сентября в 15 часов в библиотеке школы № 2 для учащихся IV-V классов проводится лекция "О культуре поведения".

Дирекция Дома культуры.

Сначала объясняется значение встретившихся в текстах объявлений специальных слов и правописание падежных окончаний некоторых существительных, затем проводится беседа, в ходе которой выясняется, что содержание объявлений может быть самым различным: объявление о приеме в учебные заведения, о приглашении на работу, о поступлении новых товаров в магазин, об открытии выставки, о занятиях кружка, о проведении субботника и т. п. В последних трех случаях речь идет о тех или иных мероприятиях. Это очень распространенный тип объявления. Для него характерна определенная форма. В такого рода объявлениях обычно указывается: 1) время (когда); 2) место (где); 3) наименование мероприятия (что); 4) ответственный за проведение мероприятия (кто).

Прежде чем предложить ученикам самостоятельное задание - написать объявление, необходимо определить вместе с ними тему предстоящего мероприятия, место и время его проведения и ответственного за объявление.

После коллективного обсуждения данных вопросов ученики составляют сначала устно, потом записывают в тетрадях объявление, например о соревнованиях, которые будут проводиться в ближайшее время.

Один из учащихся читает составленный им текст и попутно объясняет правописание падежных окончаний имен существительных (окончания следует выделить):

4 октября 1979 г. в Центральном парке состоятся массовые соревнования по осеннему легкоатлетическому кроссу. Начало в 10 часов.

Областной совет профсоюзов.

Следующее упражнение выполняется учениками самостоятельно. Цель его - найти и устранить недочеты в текстах объявлений, закрепить навык оформления этой деловой бумаги. В качестве дидактического материала могут быть использованы как примеры из журнала "Крокодил" (рубрика "Нарочно не придумаешь"), так и тексты, специально составленные для этой работы учителем:

В среду, т. е. 12 октября, в помещении IV Б класса состоится родительское собрание.

Эти тексты требуют правки в основном с точки зрения содержания и композиции: так, в первом объявлении не указано число (воскресений много!), во втором - точное время проведения родительского собрания и лицо, сделавшее объявление. В дальнейшем предупреждение и исправление недочетов целесообразно проводить на материале ученических работ.

Для самостоятельной домашней работы можно предложить ученикам такое задание: написать объявление на одну из тем: 1) о классном собрании по итогам успеваемости за четверть; 2) о просмотре кинофильма по изучаемому литературному произведению; 3) о концерте художественной самодеятельности учащихся класса для октябрят подшефной группы; 4) об открытии во Дворце пионеров выставки детского рисунка.

Простое заявление - последний вид деловой бумаги, над которой работают четвероклассники на уроках обучения деловому письму. Учитель должен раскрыть лексическое значение термина, рассказать, в каких случаях и по какой форме пишутся заявления.

Заявление как официальный документ - это письменная просьба о чем-нибудь, адресованная организации, учреждению, предприятию или должностному лицу (например, заявление об освобождении от занятий в школе, в техникуме и т. д.; о предоставлении путевки в пионерский лагерь, в дом отдыха, в санаторий; о принятии на учебу в IX класс, в техникум, в профтехучилище или другое учебное заведение и т. д.). Заявление пишется по общепринятой форме.

Далее анализируется образец простого заявления и устанавливается последовательность расположения элементов в нем.

Директору дальской средней школы № 1

Алексеев.

В заявлении содержится:

1) наименование адресата, к которому обращаются с просьбой (этот элемент заявления располагается посредине листа);

2) должность, фамилия, имя или инициалы (иногда указывается адрес заявителя (пишется в родительном падеже без предлога);

3) наименование документа (пишется с маленькой буквы посредине строки; после слова заявление ставится точка);

4) изложение просьбы (пишется с красной строки);

5) подпись автора заявления (пишется внизу справа);

6) дата (ставится слева под текстом письма ниже подписи).

В ходе анализа текста заявления объясняется постановка знаков препинания. Следует заметить, что три первые части (элемента) заявления представляют собой одно предложение: Директору дальской средней школы № 1 ученика IV класса Алексеева Юрия заявление, что в этом предложении по правилам пунктуации не требуется никакого знака препинания, кроме точки, которая ставится в конце предложения.

Учитель сообщает детям, что по такому плану составляется простое заявление, в котором содержится просьба о чем-либо (иногда краткое обоснование ее).

В последнее время в деловой переписке встречается и другая форма заявления:

Директору дальской средней школы № 1

Ю. Алексеев.

Для закрепления полученных сведений школьникам можно предложить ряд упражнений.

1. Напишите заявление по образцу на заданную тему, например о приеме в один из кружков Дома пионеров.

Убедительно прошу в просьбе не отказать.

На уроках русского языка целесообразно проводить лексико-стилистические упражнения, направленные на развитие у детей языкового чутья, навыка уместного употребления лексики, характерной для деловой речи.

1. Подберите синонимы к словам и словосочетанию. Получатель, послание, человек, отправитель, деловая бумага, название, проверка, ходатайство.

Получить почту - сходить на почту; письмо другу - деловое письмо; выполнить план работы - передний план картины; составить акт обследования - первый акт пьесы; адрес на посылке - вручить адрес юбиляру.

В конце учебного года с целью повторения полученных в IV классе сведений по деловой речи полезно предложить ученикам несколько заданий на составление деловых бумаг, например: 1) написать заявление о предоставлении путевки в пионерский лагерь на срок, согласованный с родителями; 2) оформить объявление о сдаче книг в школьную библиотеку (по окончании учебного года) в сроки, установленные администрацией школы. И др.

Заявления, написанные детьми, можно направить по назначению, а лучшее объявление, оформленное соответствующим образом, вывесить в классе.

Работа по формированию у учащихся навыков делового письма будет успешнее, если она проводится не только на занятиях по русскому языку, но и на уроках литературы. Такую возможность учителю предоставляют тексты изучаемых в IV классе художественных произведений. Данные ниже отрывки предлагаются для наблюдений над особенностями употребления элементов официально-делового стиля в художественной литературе. Это поможет учителю осуществить взаимосвязь уроков русского языка и литературы и будет способствовать не только усвоению норм деловой речи, но и более глубокому восприятию содержания художественных произведений^*.

^* (Следует в доступной для учащихся этого возраста форме рассказать о том, что иногда писатели в своих произведениях используют с определенными стилистическими целями элементы деловой речи.

В анализируемых текстах можно выделить, например, слова и выражения, присущие деловому стилю: названия документов (приказ, донесение, ультиматум, телеграмма), официальных лиц (министр, канцлер, аккредитованный посол), процессов и действий, связанных со сферой делового общения (приказывать, отдать приказ, составить ультиматум) и др.)

1. Обычно мальчишка возникал внезапно перед нами, вынырнув откуда-то из ворот, и, став перед Гайдаром по-военному смирно, спрашивал:

(Из воспоминаний писателя Р. И. Фраермана.)

2. ...Работы на сегодня было еще немало, но, главное, сейчас надо было составить и отослать Мишке Квакину ультиматум.

(С. Маршак.)