Обучение деловому письму в V классе

Повторение полученных в IV классе сведений об официально-деловом стиле легко осуществить на тексте упр. 41^*, анализ которого завершается решением стилистической задачи: "Разговорная эта речь или деловая?". Отвечая на этот вопрос, учащиеся назовут все известные им признаки разговорной и деловой речи.

^* (Здесь и далее ссылки на V класс даются по действующему учебнику: Баранов М. Т., Григорян Л. Т., Кулибаба И. И., Ладыженская Т. А., Тростенцова Л. А. Русский язык. Учебник для 5-6 классов. М., 1980.)

На уроках изучения лексики следует более подробно остановиться на основных лексических особенностях этого стиля и выполнить ряд упражнений, способствующих овладению лексикой некоторых документов, предупреждению нарушений норм деловой речи.

Так, при изучении темы "Общеупотребительные слова. Диалектные и профессиональные слова" целесообразно предложить такие упражнения, при выполнении которых учащиеся познакомятся с деловой терминологией, узнают, что в состав ее входят названия служебных документов; официальных лиц, должностей и учреждений, организаций, предприятий (автор, адресат, выпускник, бюро, управление, отдел и т. д.); процессов и действий, связанных с деловой сферой общения (составить акт, деловое письмо, утвердить план работы, проживать по адресу, предъявить счет, направить на работу, выполнить решение и др.).

Примерами подобных упражнений могут служить следующие.

1. Проанализируйте текст объявления о приеме в техникум с точки зрения использования в тексте общеупотребительных и профессиональных слов. Определите стилистическую окраску контекста.

Заявления подаются на имя директора школы с приложением личного дела ученика и медицинской карты (форма № 286).

В результате выполнения подобных упражнений нужно подвести учащихся к следующим выводам.

Основу проанализированных текстов составляет общеупотребительная лексика. Встречаются в них и специальные слова: деловая терминология и профессиональная лексика, относящаяся к тому или иному роду деятельности. Употребление профессиональных слов ограничено пределами определенной специальности (технической, сельскохозяйственной, юридической, медицинской, военной, финансовой и т. п.) и зависит от назначения и содержания документа.

Основное правило употребления терминов и профессиональных слов - единообразие их написания и произношения.

Употребление диалектных слов, не входящих в лексику литературного языка, в деловой речи недопустимо. Использование их в языке служебных документов приводит к разрушению единства стиля, а иногда и к искажению смысла высказывания. Эти ошибки легко обнаружить, сопоставив диалог бабушки и внука (с. 25 учебника) с текстами следующих объявлений.

I. 18 сентября 1979 г. состоится воскресник для учащихся V-VIII классов по оказанию помощи подшефному колхозу "Рассвет" в уборке баркана и калики.

II. Заготовительный пункт № 4 принимает от населения города и окрестных сел и деревень свежие и сушеные грибы (обабки, красноголовики, белые) и ягоды (черницу, гоноболь, журавину, брусницу).

Анализируя диалог, учащиеся устанавливают, что слово бураки - диалектизм. Значение этого слова, нового и сначала непонятного для мальчика, объясняется в ходе диалога, поэтому внук сможет выполнить просьбу бабушки:

- Сходи-ка, внучек, на огород, принеси бураков для борща.

- Ну, у нас в деревне так свеклу называют.

Содержание же объявлений, написанных в стиле деловых бумаг, не допускающих употребления диалектизмов, может вызвать у многих школьников недоумение (таких названий овощей, грибов и ягод дети не знают) и окажется непонятным, что именно будут убирать ученики, какие грибы и ягоды принимает заготовительный пункт^*.

^* (Диалектизмы баркан и калика встречаются в речи сельских жителей Новгородской области; барканом называют морковь, каликой - брюкву. В этой же местности употребляются и диалектные названия некоторых грибов и ягод: обабки (подберезовики), красноголовики (подосиновики), черница (черника), гоноболь (голубика), журавина (клюква), брусница (брусника).)

При изучении темы "Заимствованные слова" школьники узнают о том, что многие из иностранных слов, вошедших в русский язык, давно стали общеупотребительными. Они применяются обычно тогда, когда в родном языке не имеют синонимов, обозначающих те же понятия. Основные требования, предъявляемые к использованию иностранных слов,- правильное их употребление. Если значение заимствованного слова может оказаться непонятным адресату, слово следует объяснить в скобках.

Предлагаемые ниже упражнения помогут выработать навык целесообразного употребления заимствованных слов, обогатить словарь учащихся лексикой, характерной для деловой речи.

1. Пользуясь словами иностранных слов, определите значение и происхождение слов, обозначающих наименования деловых бумаг и названия лиц.

1) В докладе инспектора гороно были отмечены все дефекты в работе предметных кружков. 2) Информацию о ходе социалитического соревнования между параллельными классами систематически помещать в школьной стенгазете. 3) В своем выступлении на родительском собрании классный руководитель констатировал все случаи нарушения дисциплины на уроках рисования и пения. 4) На повестке ученического собрания стоят актуальные вопросы.

Урок по теме "Устаревшие слова" целесообразно завершить выполнением упражнения с заданием определить стиль отрывка, выделить в нем устаревшие слова, установить, оправдано ли их употребление в данном контексте; составить свой вариант текста, опуская, где нужно, или заменяя архаизмы словами современного литературного языка.

Учащиеся, имеющие на руках библиотечные книги, должны незамедлительно сдать таковые, так как с 10 мая сего года начнется ремонт помещения библиотеки.

Учащиеся могут составить примерно такой текст.

Учащиеся, имеющие на руках библиотечные книги, должны срочно сдать их, так как с 10 мая 1979 г. начнется ремонт помещения библиотеки.

Наблюдения подводят учащихся к выводу о том, что в служебных документах использование выработанных дореволюционным бюрократическим аппаратом архаичных канцеляризмов недопустимо: они отяжеляют фразу (делают ее растянутой, замысловатой), а порой и затемняют смысл высказывания.

При наличии времени полезно выполнить упражнение на редактирование - устранить ошибки, заменив устаревшие слова и выражения словами и оборотами современного литературного языка.

1) Вышеупомянутые в акте предметы пришли в полную негодность и подлежат списанию. 2) В результате проверки комиссия пришла к нижеследующим выводам..: 3) Выявленные недочеты устранить незамедлительно, ибо нарушение правил техники безопасности может привести к несчастным случаям. 4) В связи с намечающейся в ноябре месяце сего года реконструкцией школьной мастерской потребуется новое оборудование, каковым убедительно просим обеспечить нас своевременно. 5) Мы, нижеподписавшиеся, лаем настоящую подписку в том, что к началу проведения инвентаризации все необходимые документы были сданы в бухгалтерию. 6) Дана настоящая в том, что я, Пехтерев Юрий, староста V Б класса, 17 мая сего года получил инвентарь...

К сему Пехтерев.

В деловых бумагах широко представлены стандартные обороты типа в соответствии с постановлением, отчетный период, повестка дня и т. п. Многократно повторяющиеся в однотипных ситуациях, эти речевые обороты приобретают характер устойчивых сочетаний. К этому выводу учащихся подводят наблюдения над текстами различных деловых бумаг (можно вновь обратиться к ранее оформленному стенду "Деловые бумаги", прочитать несколько документов, выделив интонацией перечисленные устойчивые обороты речи и тем самым обратив на них внимание детей).

Нередко в языке документов употребляются глагольно-именные сочетания типа оказать помощь, одержать победу, допустить ошибку, отдать приказ, произвести расчет, принять решение, проявить заботу, участие, интерес, дать распоряжение и т. д. Подобные устойчивые сочетания могут быть синонимичны глаголам того же корня, что и существительные: оказать помощь - помочь, произвести расчет - рассчитать и др. Однако следует помнить, что смысловые значения этих синонимов не всегда идентичны. Но и в тех случаях, когда устойчивые сочетания и глаголы полностью совпадают по своему значению, их следует разграничивать по стилистической окраске: глагольно-именные сочетания носят книжный характер, они более свойственны официально-деловой речи; глаголы же стилистически нейтральны, общеупотребительны.

Необходимо также предостеречь учащихся от ошибок, которые возникают в результате нарушения правил лексической сочетаемости слов. Следует сообщить детям о том, что многие глаголы имеют ограниченную сферу сочетания с существительными. Например, полузнаменательный глагол оказать образует устойчивые сочетания со значением действия только с существительными поддержка, помощь, влияние, содействие, воздействие, услуга, сопротивление, доверие. Сочетаемость глагола оказать с названными существительными закреплена традиционным употреблением.

Глагол одержать употребляется лишь в сочетаниях одержать победу, одержать верх со значением "победить, одолеть".

Глагол проявить в значении "обнаружить, выявить какое-либо свойство, качество" сочетается с существительными, называющими свойства или чувства человека; например: проявить интерес, внимание, смекалку, характер, находчивость, осторожность, мужество, изобретательность и т. д. Многие глагольно-именные сочетания, в составе которых есть глагол проявить, не имеют синонимичных глагольных форм (эти сочетания нельзя заменить глаголами), например: проявить изобретательность, проявить мужество и др. В этих случаях употребление глагольно-именных сочетаний является единственно правильным.

Для закрепления полученных сведений могут быть предложены упражнения:

1. Найдите устойчивые сочетания, свойственные деловой речи (для анализа предлагаются тексты деловых бумаг).

4) В докладе отмечались успехи тружеников села, которые одержали рубежи девятой пятилетки.

На уроках изучения раздела "Лексика" желательно также предупредить ошибки в смешении паронимов (термин не сообщается). Чтобы познакомить учащихся со словами, близкими по звучанию, но различающимися по смыслу, проводятся наблюдения над двумя-тремя парами предложений.

I. 1. Каждому адресату своевременно доставлять все почтовые отправления. 2. Адресанту следует возвратить бланк телеграммы, если на нем не указан обратный адрес.

III. 1. Наши выводы обоснованы убедительными фактами. 2. Наши выводы основаны на неоспоримых фактах.

Подводя итоги наблюдений, преподаватель сообщает учащимся, что незнание значения анализируемых слов нередко приводит к ошибкам (смешению паронимов), которые вызывают комический эффект, искажают смысл высказывания. Подобные ошибки недопустимы ни в каком стиле речи, и особенно в деловых бумагах, язык которых отличается логичностью, точностью, однозначностью выражения мысли.

Далее приводятся примеры слов-паронимов, употребляемых преимущественно в деловой речи: выплатить - оплатить - платить; жилищный - жилой; командированный - командировочный; предоставить - представить; основать - обосновать; нетерпимый - нестерпимый и др.

Знакомство со значением этих слов можно провести по таблице "Различай значение слов, близких по звучанию".

^* (Даны лишь основные значения слова представить.)

Стилистическая работа продолжается и при изучении некоторых частей речи. Так, например, на уроках знакомства с суффиксальным способом образования имен существительных следует подчеркнуть, что в деловой речи широко употребительны глагольные существительные на -ние: привлечение, составление, проявление, заявление, объявление, невыполнение, награждение; формирование и др., что некоторые из них приобрели терминологический характер (заявление, объявление, донесение, приглашение, объяснение и т. д.). Однако злоупотреблять этими формами не рекомендуется: нагромождение отглагольных существительных на -ние снижает эстетическую сторону высказывания, приводит к грубым стилистическим недочетам.

Необходимо предостеречь учащихся и от другого рода ошибок, связанных с употреблением отглагольных существительных, - произвольного словотворчества. Иногда замена глаголов отглагольными существительными невозможна, так как от некоторых глаголов нельзя образовать существительные на -ние, например организовать, рекомендовать, ремонтировать, посылать, показывать и др. В этих случаях используются только глагольные формы, попытка же заменить их существительными на -ние влечет за собой нарушение норм русского литературного языка в области словообразования.

В V классе следует познакомить учащихся с общепринятыми условными сокращениями и сложносокращенными словами, широко применяемыми в современной деловой речи. Эту работу удобно связать с изучением темы "Сложносокращенные слова".

В текстах служебных документов часто встречаются специальные слова и названия, которые обычно пишутся сокращенно. Такая запись слов находится в полном соответствии с законом экономии речевых средств, с предъявляемым к языку деловых бумаг требованием - предельно кратко и четко излагать мысли и факты. При этом необходимо сообщить детям, что все сокращения должны быть общепринятыми, единообразными, однозначными, понятными читателю. Нежелательно, например, употребление такого сокращенного слова, как ФРЯЛ (факультет русского языка и литературы). Оно известно и понятно лишь небольшой группе студентов и преподавателей педагогических вузов. В этом случае необходимо либо заменить это слово другим, либо расшифровать сокращение в скобках. Не следует злоупотреблять условными сокращениями и сложносокращенными словами: это затрудняет чтение и восприятие содержания документа и снижает его деловой тон.

К общепринятым сокращениям относятся названия единиц измерения, учреждений, организаций, предприятий; наименования должностей, званий, профессий, ученых степеней, стоящих непосредственно перед фамилиями; географические названия; так называемые "почтовые сведения"; "текстовые" сокращения типа и т. д. (и так далее), см (смотри), гл. (глава) и др. Следует привести примеры сокращений в деловой речи. С этой целью может быть использован образец адреса:

Ст. Якшанга, Костромской обл., Поназыревского р-на,

ул. Кирова, д. 16, кв. 2.

Часто в деловых бумагах встречается слово товарищ, желательно сообщить учащимся правила его сокращения. В начале предложения пишется тов. (Тов. Петров), в середине - т. (т. Павлов). Во множественном числе в начале предложения это слово пишется полностью (Товарищи), а в середине - тт. (точка между буквами не ставится). В обращении Уважаемый товарищ!, например в пригласительном билете, сокращать слово товарищ не рекомендуется.

Существует много и других условных сокращении, о них следует справляться в "Словаре сокращений русского языка" (М., 1969).

В целях закрепления полученных сведений целесообразно дополнить тексты упражнений (146, 148) учебника рядом сокращенных слов: кг - килограмм, мин. - минута, м - метр, га - гектар, и. о. - исполняющий обязанности, зам. - заместитель, р. - река, оз. - озеро, ф-ка - фабрика, акад. Иванов - академик Иванов, проф. Лебедев - профессор Лебедев, НИИ - научно-исследовательский институт, вуз - высшее учебное заведение.

При этом нужно обратить внимание учащихся на отсутствие точки в сокращениях, обозначающих единицы измерения (длины, веса, площади, объема) и на то, что в сокращениях, образованных из двух слов, типа и. о. (исполняющий обязанности) точку принято ставить после каждой части сложного сокращенного слова.

Желательно познакомить учащихся и с некоторыми случаями использования в документах знаков и числовых обозначений. Это можно сделать на любом уроке русского языка и литературы, когда рассматриваются образцы деловых бумаг или какие-либо другие тексты делового стиля.

Существуют определенные правила написания различных знаков и числовых обозначений: дат, сроков, параграфов и т. п. Числительные обычно пишутся цифрами, за исключением денежных документов (доверенности, расписки, счета и др.). Окончание при порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, пишется через черточку (на уровне нижней линии строки): 19-й номер, из 3-го корпуса, во 2-м квартале; после римских цифр окончания не пишутся: XIV век, во II квартале.

Учебный, хозяйственный, бюджетный год обозначают следующим образом: в 1978/79 учебном году или учебном 1978/79 г. Цифры разделены косой чертой, второй год пишется не полностью - только две последние цифры. В остальных случаях между цифрами ставится тире и оба года пишутся полностью: в 1978-1979 гг., сводка за 1978-1979 гг. Слова год, годы принято сокращать так: г., гг. (между буквами точка не ставится). Если дата состоит только из одного года, то слово год пишется полностью: отчет за 1977 год.

Знаки №, §, %, ° ставятся только при цифрах, при нескольких цифрах эти знаки не удваиваются: № 8; № 8, 9, 12; § 1, § 1, 2, 3, 4; 20%, 20-25%; 18°, 18-20° (при словах эти знаки не употребляются, нельзя писать, например, так: "№ восемь", "§ первый", "девять %").

Основное требование к подобным обозначениям - их единообразное написание. Чтобы ученики усвоили это требование и запомнили общепринятые обозначения, необходимо систематически обращать внимание детей на встретившиеся в анализируемых текстах различного рода знаки и числа. Так, например, на уроках изучения имени числительного при выполнении упр. 336, 361, 365 ученики отметят, что знак № не удваивается, хотя употреблен при семи цифрах: № 1, 4, 11, 17, 18, 30, 61; после арабской цифры окончание пишется - 4-й экземпляр, а после римских его нет: в XVI веке, в XVII веке, в XVIII веке.

В V классе учащиеся знакомятся с новыми видами деловых бумаг: пригласительным билетом, распиской и правилами.

С простой формой пригласительного билета учащиеся знакомятся на уроке повторения материала, изученного в IV классе, при выполнении упражнений на правописание падежных окончаний существительных I, II, III склонений. В качестве дидактического материала на этом уроке можно использовать следующий текст:

Ученический комитет.

Вставив пропущенные буквы в окончаниях существительных и объяснив их правописание, ученики определяют вид этой деловой бумаги (приглашение) и с помощью толкового словаря С. И. Ожегова раскрывают значение термина: "Приглашение - письмо, записка с просьбой явиться куда-н., принять участие в чем-н.".

Пригласительный билет составляется по определенному плану:

1) обращение (пишется посредине строки, после обращения обычно ставится восклицательный знак);

2) точное, краткое изложение содержания приглашения;

3) указание места и времени проведения мероприятия;

4) наименование учреждения или лиц, ответственных за приглашение.

На дом учащимся можно дать упражнение 173 учебника, дополнив его стилистическим заданием; написать приглашение, употребив в качестве обращения одно из женских имен, включенных в текст упражнения. Тема приглашения определяется либо коллективно, либо ее может предложить сам учитель, например: приглашение на торжественный пионерский сбор отряда, дружины; на вечер встречи с ветеранами Великой Отечественной войны, с передовиками производства, наставниками; на вечер какого-либо предметного кружка, на праздник песни, на спортивный праздник, на праздник пионерии и т. п.

Большие возможности для формирования у школьников навыков деловой речи предоставляет учителю тема "Имя числительное". В учебнике по русскому языку предлагается с этой целью два образца деловых бумаг - расписки и объявления - и несколько упражнений, выполняя которые ученики осознают практическое значение числительных, широко применяемых в текстах делового и научного стилей. Упражнение 327 знакомит пятиклассников с формой расписки. После чтения образца проводится беседа: 1. В каких случаях выдается расписка? 2. Каково ее назначение? 3. Как пишутся в расписке числительные? Почему? 4. Из каких элементов состоит форма этого документа?

В заключение беседы дается четкое определение термина и составляется логическая схема расписки.

Расписка - официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т. п.). Расписка имеет определенную форму, состоящую из следующих элементов: 1) наименования документа;. 2) фамилии, имени, отчества, должности лица, дающего расписку; 3) наименования учреждения, предприятия (или лица), от которого получено что-либо; 4) наименования полученного с указанием количества и. суммы (количество и сумма пишутся сначала цифрами, потом в скобках прописью); 5) подписи получателя; 6) даты, составления расписки.

Следует познакомить учащихся и с другой формой расписки, распространенной в практике делового общения.

Павлов.

Необходимо предостеречь учащихся от употребления в расписке архаического канцеляризма "Настоящая расписка дана в том, что...", встречающегося в этой деловой бумаге и в настоящее время.

При изучении числительного продолжается работа над текстом объявления. Эту деловую бумагу ученики уже писали в ,IV классе, поэтому в V классе с целью совершенствования приобретенного ранее навыка достаточно выполнить предлагаемое в учебнике упражнение 363. Отвечая на вопросы задания, учащиеся вспомнят, какая деловая бумага называется объявлением, каково его назначение, по какой форме и от чьего имени пишутся объявления. Одновременно закрепляется и тема "Порядковые числительные".

На уроках изучения глагола, в частности темы "употребление наклонений глагола", целесообразно потренировать школьников в составлении памяток и правил. К выполнению этих упражнений пятиклассники уже достаточно подготовлены всей предшествующей работой с учебником русского языка (дети не раз читали, анализировали и применяли на практике памятки, помещенные в учебнике, например: "Как готовиться к диктанту по учебнику", "Как совершенствовать написанное" и др.), изучением "Правил для учащихся" и т. п.

Выполняя упр. 489, 490, 491 учебника (при изучении наклонений глагола), ученики узнают о содержании, назначении и композиции этой деловой бумаги. Так, в тексте упр. 489 "Салат из фасоли" последовательно перечисляются действия, которые необходимо выполнить, чтобы приготовить это блюдо, а в упр. 490 изложены правила езды на велосипеде. Задача учителя состоит в том, чтобы на готовом дидактическом материале показать специфику деловой бумаги, именуемой правилами.

Правила - это предписание, устанавливающее определенный порядок каких-либо действий (правила дорожного движения, правила внутреннего распорядка, правила социалистического общежития и т. п.)^*.

^* (Правилами называются также документы, в которых излагаются действия, вытекающие из установленных норм (например, правила приема в вузы, техникумы, ПТУ и другие учебные заведения).)

Правила и памятки составляются в произвольной форме и включают обычно следующие части:

1) заголовок (например, "Правила для учащихся");

2) текст, содержащий перечисление правил (обычно с нумерацией пунктов)^*.

^* (В правилах, издаваемых учреждениями, организациями, предприятиями, содержатся еще такие элементы: подписи лиц, ответственных за составление правил; дата составления правил.)

Выполнение упр. 491, 492 учебника поможет закрепить полученные сведения. Кроме этих упражнений, можно предложить учащимся написать памятку "Как пользоваться книгой", "Наказ младшим школьникам о соблюдении правил уличного движения", "О культуре поведения дома, на улице, в общественном месте"; составить правила игры в городки, в настольный теннис и др.

Чтобы помочь школьникам справиться с этой работой, следует дать образец ее выполнения.

Помни и соблюдай правила уличного движения!

При наличии времени желательно познакомить пятиклассников с основными правилами пользования библиотекой, обращая их внимание на различные способы выражения мысли: при составлении памятки, правил на любую тему можно использовать глаголы в неопределенной форме, глаголы в форме повелительного наклонения единственного и множественного числа, глаголы в форме изъявительного наклонения настоящего времени 1-го лица множественного числа или 3-его лица множественного числа (например: при посещении библиотеки необходимо предъявить билет контролеру; при посещении библиотеки предъявите...; при посещении библиотеки предъявляют).

Закрепить полученные в течение года сведения о деловой речи целесообразно на материале текстов деловых бумаг, различных по содержанию и назначению. Задания, в зависимости от характера содержания текста и наличия в нем тех или иных особенностей деловой речи, могут быть самые разнообразные:

1. Определите стиль отрывка; мотивируйте свое мнение.

2. Укажите приметы официально-делового стиля.

3. Выпишите лексику, характерную для деловой речи.

4. Определите, из каких элементов (частей) состоит та или иная деловая бумага.

5. Объясните случаи употребления знаков и числовых обозначений.

6. Найдите общепринятые условные сокращения и сложносокращенные слова, объясните их значение.

7. Отредактируйте текст.

8. Найдите устаревшие слова. Замените их словами современного литературного языка.

9. Выпишите термины деловой речи, объясните их лексическое значение. И др.

Ниже предлагается дидактический материал для отдельных упражнений.

I. 18 января 1979 года во Дворце пионеров состоится очередное занятие кружка юных корреспондентов. Тема занятия "Заметка и корреспонденция в газете".

Профессиональное училище текстильной промышленности.