Справочный аппарат в научно-техническом документе

Не менее важным элементом, чем цифры и математические символы, в языке научно-технической документации являются рисунки, графика и справочный аппарат. В связи с этим представляют интерес стандартные конструкции описания иллюстраций и библиографических ссылок. Наиболее формализованное описание иллюстраций может уложиться в пятизначную схему:

1) общее наименование всех графических сюжетов;

2) порядковый номер графического сюжета;

3) сущность содержания графического сюжета;

4) детали содержания графического сюжета;

5) дополнительные сведения о графическом сюжете.

Например: Рис. 11. Полупроводниковый триод: Э - эмиттер; К - коллектор; Б - база. Рисунок взят из книги А. Нечаева ("Устройство и работа электронных цифровых машин". М., 1964). Формализованное библиографическое описание обычно укладывается в 5-9 элементов, порядок перечисления которых изменяется в зависимости от содержания библиографической справки: описание монографий - фамилия и инициалы автора, название источника, город, издательство, год (Первозванский А. А. Поиск. М, "Наука", 1970); описание статьи в сборниках - фамилия и инициалы автора, заглавие статьи, название сборника, под чьей редакцией, место издания, издательство, год, страницы (Горюхов М. Ф. Совершенствование информационной системы управленческих кадров. - В кн.: Опыт применения прикладных методов математики и вычислительной техники в народном хозяйстве. Под ред. проф. А. М. Длина. М., "Статистика", 1973, с. 211); описание статьи в журнале и газете - фамилия и инициалы автора, заглавие статьи, название журнала или газеты, год (число и месяц для газет), номер (для журналов), страницы (Дюженко Г. А. Новый курс "Документная лингвистика". - "Вестник Высшей школы", 1972, №2, с. 81).

Повышение качества научно-технических документов тесно связано с работой над их языком. Только путем разработки емких информативно-определенных синтаксических конструкций и трафаретных текстов можно значительно повысить эффективность использования научной информации.

Поток информации возрастает из года в год, а эффективность деятельности человека практически во всех случаях определяется его способностью к переработке информации. Такие задачи, как поиск информации, перевод с одного языка на другой, реферирование заставляют человека искать новые пути для их решения. Одним из возможных способов решения этих задач является передача их целиком или некоторых частей электронно-вычислительным машинам. Однако это требует знания тех операций, которые выполняет человек при реализации соответствующих заданий, другими словами, необходимо знать алгоритмы умственной деятельности человека.

В процессе решения поставленной задачи в системе "Человек - машина" можно выделить следующие основные этапы:

постановку задачи специалистом (специалист должен в наиболее формализованном виде сформулировать задачу);

математическую постановку задачи (способ представления исходных данных в числовом виде: каждое слово текста представляет собой число или набор чисел);

разработку метода решения (учитываются принципы решения уже известных задач, выбирается наиболее оптимальный вариант решения);

разработку принципиального алгоритма решения задачи и представление его в виде блок-схемы;

программирование алгоритмов (система операций каждой конкретной машины называется системой команд данной машине);

решение задачи на машине;

анализ полученных результатов.

Одним из основных условий, от решения которого зависит эффективность использования ЭВМ, является лингвистическое обеспечение. Оно проявляется при формировании задания машине, при расшифровке результатов, при решении задач автоматического распознавания смыслового содержания в тексте документа и формализации этого смысла для дальнейшей переработки в ЭВМ. Распознавание содержания документа, написанного на естественном языке, его аннотирование и некоторые другие операции в действующих АСУ осуществляются вручную. Работа эта требует больших затрат времени и средств, а результаты во многом зависят от квалификации, опыта, внимания и личных качеств специалистов, осуществляющих предмашинный анализ текста. В этой связи между информационным потоком документации и ЭВМ возникает барьер домашинной подготовки документа. Если на переработку документа в машине уходят секунды, то домашинная переработка занимает несколько часов. Этот барьер ручной подготовки документа часто сводит на нет экономический эффект управления производством. Вот почему сейчас особое внимание надо уделить языку научно-технической, экономико-статистической и организационно-управленческой информации, работать над документной лингвистикой.