Трафаретизация в языке документов

Процесс составления однотипных документов следует свести к использованию (выбору) заранее разработанных стандартных синтаксических конструкций и трафаретных текстов, что значительно облегчит обработку этих документов на машинах.

Примерами трафаретных справочно-осведомительных документов являются справки по личному составу, подтверждающие место работы, заработную плату и т. д.

Приведем один из документов этого типа.

Справка

Для справок по личному составу с успехом применяются уже разработанные трафаретные тексты, в которые каждый раз вписывается лишь минимум конкретных данных (фамилия, инициалы, должность и др.). Трафаретные тексты, состоящие из устойчивых синтаксических конструкций, разработаны и для таких документов, как акт, заявка, наряд, некоторые виды отчетов и др.

Ниже рассмотрен текст акта.

Акт - документ, составленный несколькими лицами в подтверждение установленных ими фактов или событий, связанных с деятельностью учреждений. По содержанию акты могут быть: ревизий и обследований, приема и передачи дел при смене руководства, приемки или списания материалов и оборудования, имущества и т. п., готовности проектно-изыскательских работ, о несчастных случаях, авторского надзора за строительством.

Отдельные разновидности актов составляются систематически и связаны со спецификой деятельности организаций. Например, акты готовности проектно-изыскательских работ, акты приемки законченных договорных работ, акты приемки и списания оборудования, акты опытно-промышленной проверки результатов научно-исследовательских или проектно-конструкторских работ и др.

Тексты подобных актов целесообразно унифицировать и издать в виде сборника или готовых трафаретных форм, которые будут каждый раз заполняться лишь необходимыми конкретными данными. Акты составляются специально выделенными должностными лицами или комиссией, назначаемой приказом.

Для акта может быть использован следующий трафаретный текст:

Комиссия в составе (должности, фамилии, инициалы), созданная приказом №_________от_________19_________составила акт о следующем: ...

Акты подписывают все члены комиссии без указания их должностей.

Одну из многочисленных групп документов составляют деловые письма. Деловое письмо - одна из форм общения учреждений, организаций и предприятий в процессе осуществления их функций. Служебное письмо печатается на изготовленном типографским способом бланке с обозначением всех необходимых реквизитов^*.

^* (Реквизитами называются информационные сведения, касающиеся адреса, отправителя, полного и сокращенного наименования отправителя, даты отправки письма, индексов, указывающих на регистрационный номер отправления, а также номер письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки.)

Все письма можно разделить на стандартные и индивидуальные. Отказ от письма-стандарта подчеркивает особое отношение (внимание) автора письма к излагаемому материалу. Для стандартных писем разработаны стандартные конструкции, устойчивые синтаксические модели и трафаретные тексты.

Письмо, как правило, составляется по одному вопросу, так как письмо, содержание которого касается нескольких вопросов, вызывает значительные трудности при его регистрации, исполнении и подшивки в дела. Каждое письмо, за исключением самых коротких, содержащих два-три абзаца текста, снабжается кратким заголовком, который называется "темой письма". Заголовок должен отвечать на вопрос: "О чем?".

Например: "О выполнении договора на проектирование", "О рассмотрении авторской заявки".

В последнее время для большой компактности письма стали употреблять выражение темы письма краткой заголовочной конструкцией "На № от"_________.

Например:

"_______" 1973 г.

№_________

На № от_________

сообщаем, что запрашиваемые Вами методические пособия имеются в одном экземпляре.

В связи с этим мы можем выслать только микрофильм или фотокопию наложенным платежом. Ваше согласие просим подтвердить.

Начальник отдела

научно-технической информации.

Текст служебного письма излагается кратко по следующей стандартной схеме:

1) основание для написания письма.

Например: "В соответствии с утвержденным тематическим планом проектно-изыскательских работ, Институт информирует заинтересованные организации о ...";

2) пояснения, обоснования, доказательства.

Например: "Договор заключается сроком на один год";

3) вывод, просьба, предложение.

Например: "Ваше согласие ... просим подтвердить".

В тексте следует избегать мало известных иностранных слов и устаревших канцелярских выражений ("при сем препровождаем", "настоящим уведомляем") и пустых информационно ненагруженных канцелярских оборотов ("Факты показывают, что в этом деле еще масса недостатков"; "Все это свидетельствует о неправильном положении дел"), которые приводят к информационной избыточности, к неоправданному удлинению синтаксических конструкций, к излишнему использованию лингвистических знаков.

Так вместо: "Факты показывают, что в этом большом деле еще масса недостатков. Предприятия города в среднем тратят на разгрузку вагона 4,6 часа вместо 2,5 часа, предусмотренных нормой"^*, следует писать: "Факты показывают, что предприятия города в среднем тратят на разгрузку вагона 4,6 часа вместо 2,5 часа".

^* ("Наука и жизнь", 1970, № 2, с. 91.)

Вместо бытующего выражения: "Телеграмма направлена в адрес треста" следует писать: "Телеграмма направлена тресту".

Основное требование, которое предъявляется сейчас к языку служебной переписки - повышение информационной емкости. Повысить информационную емкость делового языка можно за счет изъятия информационной избыточности и разработки стандартных синтаксических конструкций и трафаретных текстов. Выделение и формализация аспектов^* содержания деловых писем позволяет весь процесс составления стандартного письма свести к выбору устойчивых синтаксических конструкций:

^* (Аспект - основной вопрос содержания письма, повод, по которому оно написано.)

"Ставим Вас в известность, что ..."

"Извещаем, что ..."

"Сообщаем, что ..."

"Уведомляем, что ..."

"Доводим до Вашего сведения, что ..."

"Напоминаем, что ..."

"Подтверждаем ..."

"В порядке оказания технической помощи ..."

"В связи с тяжелым положением ..."

"В связи с указанием Госплана СССР от ..."

"Согласно приказу ..."

"Согласно Вашей просьбе ..."

"В соответствии с предварительной договоренностью и решением ..."

"Согласно постановлению Министерства от ..."

Например:

"В соответствии с постановлением Госкомитета Совета Министров СССР по науке и технике от 16 января 1969 г. № 15 и установленным порядком разработки и утверждения планов приема в целевую аспирантуру прошу представить в Управление кадров и учебных заведений не позднее 20 февраля 1971 г. заявку на подготовку научных кадров в межведомственной и внутриведомственной аспирантуре на 1972 год по прилагаемой форме.

Приложение: форма № 1.

В настоящее время во многих учреждениях, предприятиях и организациях страны проводится работа по трафаретизации служебной переписки. В связи с этим интересен опыт Министерства цветной металлургии СССР и Всесоюзного объединения "Союзконсервмолоко" Министерства мясной и молочной промышленности СССР.

В ходе работы по трафаретизации документов в этих учреждениях были определены основные группы вопросов, по которым ведется переписка, и выявлена степень повторяемости аналогичных ответов.

В объединении "Союзконсервмолоко" трафаретизация документов охватывает все направления административно-управленческой деятельности этой организации. В сборнике типовых писем объединения "Союзконсервмолоко" документация систематизирована по структурному признаку. Внутри каждого структурного подразделения выделены документы, содержащие повторяющуюся информацию. На этой основе составлен перечень типовых (трафаретных) текстов документов.

Перечень типовых (трафаретных) текстов документов

Классификация трафаретных текстов значительно облегчает пользование ими.

Систематизация трафаретных текстов в сборниках в Минцветмете СССР и объединении "Союзконсервмолоко" различна. Это объясняется различием информации, проходящей через высшее звено управления, каким в данном случае является Минцветмет СССР, и промежуточное звено - объединение "Союзконсервмолоко". В последнем случае сфера деятельности объединения уже и документальная информация единообразнее, чем в Министерстве. Это позволило охватить трафаретизацией документы практически по всем основным вопросам деятельности объединения, всех его структурных подразделений: технического, производственного, планово-экономического отделов, отделов труда и заработной платы, заготовок и сбыта, капитального строительства, материально-технического снабжения, кадров, бухгалтерии, юрисконсульта.

Изучение аналогичной управленческой деятельности в разных организациях и учреждениях настоятельно требует разработки межведомственной трафаретизации документов. Уже ведутся работы в этом направлении: создан типовой перечень документов. Однако важно не только определить количество документов, но и поработать над их качеством. Емкий, точный, информативно нагруженный язык, разработанный на устойчивых синтаксических конструкциях, позволит создать трафаретные тексты, удобные для машинной обработки.