Глaвa III. Специфика языка организационно-распорядительной документации

Стандартизация в языке документов

Характерной особенностью современного этапа развития советского делового языка является его унификация. Стремление к унификации вызвано требованием машинной обработки документов, повышением производительности труда управления, совершенствованием работы с документами.

Унификация в языке - это сложный процесс, который мы можем представить рис. 3.

Унификация предусматривает установление оптимально-единообразных видов документов, фиксирующих аналогичные или повторяющиеся действия учреждения или однородных учреждений и ведомств. С вопросом унификации языка документов тесно связан вопрос их классификации. В административно-управленческой деятельности в настоящее время документы в основном классифицируются на следующие группы:

организационные;

распорядительные;

справочно-осведомительные;

деловые письма.

Организационные документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений.

Распорядительной документацией оформляется распорядительная деятельность единоначальников и коллегиальных органов. Распорядительные документы вместе с тем являются средством передачи письменных указаний подчиненным учреждениям и подчиненным лицам.

Рис. 3. Унификация в языке

К распорядительным документам относятся: постановления и распоряжения правительства, издаваемые на основании законов, решения и распоряжения местных органов государственной власти, приказы, инструкции, правила и циркуляры, издаваемые центральными и местными органами государственного управления, планы работ, которые должны быть выполнены в течение определенного времени.

Примером документации распорядительного характера могут служить приказы, которые можно классифицировать по двум группам:

касающиеся общих и организационных вопросов управления; по личному составу.

Приказы по личному составу чаще всего могут быть:

о назначении на работу;

о назначении на работу в порядке перевода с другого места работы;

об изменении фамилии;

об освобождении от работы по собственному желанию;

об освобождении от должности в связи с переходом на другую работу;

о должностном перемещении в рамках учреждения;

о временном исполнении обязанностей;

о поощрении и премировании.

Анализ приказов различных учреждений показал однотипные производственные ситуации, в результате которых появляются аналогичные приказы. Это позволяет говорить о стандартных конструкциях построения приказа вообще и о трафаретных текстах для приказов по личному составу.

В приказах по личному составу может быть использована следующая стандартная языковая модель. Например:

"Назначить… с окладом ... в порядке перевода из ...";

"В связи с изменением фамилии ... считать ... ". Основание: свидетельство о браке; выданное ...";

"Освободить ... от должности ... по собственному желанию";

"Освободить ... от должности ... в связи с переходом на другую работу";

"На время отпуска ... исполнение обязанностей ... возложить на ... ";

"За долголетнюю и плодотворную работу в ... в соответствии с решением Коллегии Министерства ... (протокол №) наградить т. ... нагрудным значком "Отличник социалистического соревнования ...".

Текст приказа по организационным вопросам обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В первой части излагаются основания для издания приказа; во второй - намеченные мероприятия по пунктам. Распорядительная часть начинается словом приказываю. Чаще всего приказ выражается конструкцией сложноподчиненного предложения:

Каждый приказ должен иметь заголовок и номер (по порядку в течение года, раздельно по основной деятельности и по личному составу).