Делопроизводитель. Г. Т. Гвоздецкая

Деятельность учреждений, организаций и предприятий отражается в многочисленных служебных документах: решениях, распоряжениях, приказах, планах, графиках, отчетах, справках, докладных записках, актах, служебных письмах и т. д. В каждое учреждение ежедневно поступают самые разнообразные документы. В свою очередь, учреждение направляет в выше- и нижестоящие организации свои служебные документы.

Деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами, называют делопроизводством. Осуществляют эту работу делопроизводители - сотрудники делопроизводственных служб учреждений (управления делами, общего отдела, канцелярии, секретариата).

Труд делопроизводителя является необходимым элементом в большом и сложном механизме управления государством. Недаром основатель Советского государства В. И. Ленин большое внимание уделял вопросам правильного ведения делопроизводства. В таких трудах, как "Очередные задачи Советской власти", "Набросок правил об управлении советскими учреждениями", "Как нам реорганизовать Рабкрин", "Лучше меньше, да лучше", В. И. Ленин определил, каким должен быть советский государственный аппарат, как сделать его проще, дешевле, доступнее для населения, как лучше поставить работу советских учреждений, чтобы в них не было формализма, волокиты и других проявлений бюрократизма.

Круг обязанностей, выполняемых делопроизводителем в различных учреждениях, организациях и на предприятиях, разнообразен. (В дальнейшем вместо слов "учреждение, организация и предприятие" будет употребляться слово "учреждение".) В крупных учреждениях, где объем документов велик, делопроизводством занимаются несколько человек, и каждый специализируется на выполнении определенных операций: например, регистрации и оформлении дел. В небольших учреждениях делопроизводство возложено на одного человека - делопроизводителя.

Как правильно оформить документ?

Рабочее место делопроизводителя оборудовано в соответствии с выполняемыми им функциями. Чаще всего это рабочий стол, на котором размещаются регистрационные журналы, контрольная картотека, необходимые для работы документы. В столе хранится писчая и копировальная бумага, канцелярские принадлежности, адресная и телефонная книги, орфографический словарь и другие справочные материалы.

Перпендикулярно к основному приставлен стол меньших размеров, на котором установлена пишущая машинка или другие приспособления: автоматический конвертовскрыватель, маркировальные машины, весы для взвешивания отправляемой корреспонденции и т. д. Всю поступающую корреспонденцию делопроизводитель сортирует и размещает в специальном шкафу с ячейками, число которых соответствует структурным подразделениям учреждения. Специальные шкафы предназначаются для хранения папок с документами. Для делопроизводителей проектируются стулья особой конструкции: вращающиеся, с подвижными спинками, на колесиках, с опорой для рук.

В настоящее время совершенствование делопроизводства идет по линии механизации производственного процесса. Технические средства применяются при создании документов (электрические пишущие машинки, машинки с электронным оборудованием, диктофоны); при обработке документов (аппарат для бесшовного склеивания, пачковязальные устройства, сшиватели, штемпельное оборудование и др.); для внутриучрежденческой транспортировки документов (пневматические, механические, электрические устройства); при копировании, размножении, микрофильмировании документов (фотографические, ротационные, термокопировальные и другие аппараты).

Одной из наиболее важных и трудоемких операций делопроизводства является регистрация документов. Количество поступающих и отправляемых документов во многих учреждениях измеряется десятками и сотнями тысяч. Регистрации подлежит как входящая, так и исходящая документация, а также наиболее важные документы, циркулирующие внутри учреждения (приказы, планы, отчеты, протоколы). В крупных учреждениях на учетно-контрольных операциях применяются механизированные и автоматизированные системы с использованием электронно-вычислительных машин. В учреждениях же, где все делопроизводство ведет один человек, применяется журнальная форма регистрации документов. При этом ведется два журнала - для регистрации входящей и исходящей корреспонденции.

При поступлении очередного документа делопроизводитель внимательно читает его, точно воспринимая содержание текста, анализирует содержание документа, решает, подлежит ли регистрации данный документ, к какой категории относится, кому следует его направить. Здесь делопроизводителю помогает доскональное знание своего учреждения, функций его структурных подразделений, вопросов, которыми занимаются сотрудники.

Все входящие документы после их исполнения подшиваются в дела (папки). В каждом учреждении имеется перечень (номенклатура) дел, количество и названия которых могут варьировать в зависимости от назначения данного учреждения. Формирование дел - наиболее важный и ответственный момент в деятельности делопроизводителя. Трудность в безошибочном выполнении данной операции заключается в том, что один и тот же документ можно отнести к разным делам. Делопроизводитель решает, в какую папку поместить документ, чтобы оперативно его отыскать в случае необходимости, или снимает копии по числу исполнителей.

В работе делопроизводителю помогает хорошая память: ему приходится помнить названия структурных подразделений и их компетенции.

Отправляя корреспонденцию, делопроизводитель проверяет правильность адресования, наличие подписи, печати, дат, приложений, сортирует ее (телеграммы, бандероли, ценные письма), упаковывает, взвешивает каждое отправление, определяет стоимость посылки, наклеивает марки, составляет списки (реестры). В выполнении этих операций необходимы внимательность и аккуратность.

Рабочий день у делопроизводителя четко распланирован: разбор и регистрация почты, подготовка материалов для доклада руководителю, передача документов другим руководителям, отправка почты и т. д. Все полученные документы делопроизводитель в тот же день доставляет сотрудникам, а срочные документы (телеграммы, телетайпограммы) немедленно обрабатывает и направляет на рассмотрение. В обязанности делопроизводителя входит контроль за исполнением наиболее важных документов.

За каждый документ делопроизводитель несет ответственность. Некоторые документы закрытого характера отдаются определенному лицу только под расписку.

Работу делопроизводителя выполняют в основном девушки, закончившие среднее профессионально-техническое училище. Повысить квалификацию можно в соответствующих средних и высших учебных заведениях.