Архивариус. Г. Т. Гвоздецкая

Раскопки показывают, что народ, имевший свою письменность, имел и свои архивы. Были архивы в Древнем Египте, Ассирии, Риме и Греции. В древних русских летописях имеются сведения о способах хранения документов. Наличие архивов, бережное к ним отношение - свидетельство высокой культуры общества. Архивы не только хранят память о славных событиях прошлого, но и представляют собой базу для изысканий научного и прикладного характера.

В СССР существует целая сеть государственных архивов, хранящих ценнейшие сокровища нашей страны: центральные архивы союзного значения, республиканские, краевые, областные, районные, городские, архивы учреждений. Документы, хранящиеся в архивах страны, составляют государственный архивный фонд. Эти материалы отнесены к памятникам истории культуры советского народа. Самые ранние из них относятся к XI веку, самые поздние - к нашему времени. В них отражена история нашей Родины, ее революционное прошлое, история создания и строительства нового социалистического государства.

В государственные архивы документы поступают из ведомственных архивов. Они создаются при министерствах, комитетах, главках, управлениях промышленными предприятиями, учреждениях и учебных заведениях. В них хранятся документы, которые образуются в результате деятельности этих учреждений. Они являются частью государственного архивного фонда.

В ведомственных архивах находятся документы временного и постоянного хранения. Документы временного хранения находятся в архивах 10 - 15 - 20 лет, по истечении указанного срока уничтожаются. Документы постоянного срока хранения по прошествии определенного времени передаются в государственные архивы. Концентрацию и сохранность документов, их использование в архивах на промышленных предприятиях, в учреждениях, организациях и учебных заведениях осуществляют архивариусы. Они организуют хранение и учет документальных материалов, выдают документы для пользования и необходимые справки из сведений, имеющихся в документах архивов.

Архивариус работает в тесной связи с делопроизводителями. Хорошая организация работы ведомственных архивов начинается с упорядочения текущего делопроизводства. Для этого во всех учреждениях составляется номенклатура дел, то есть указывается разновидность дел, которые делопроизводителями будут формироваться в текущем году. Это, например, постановления, приказы, протоколы заседаний и пр. Очень важно, чтобы для постоянного хранения были определены документы, имеющие политическое, научное, народнохозяйственное, социально-культурное или иное важное значение. Поэтому составлением номенклатуры дел в учреждениях занимается комиссия, в состав которой, кроме руководителя предприятия и работников канцелярии, входит и архивариус.

В конце года архивариус принимает от канцелярии учреждения и его структурных подразделений дела постоянного и длительного хранения. Это важная" и ответственная операция. Архивариус проверяет правильность формирования единиц хранения. Например, все ли документы и дела относятся к одной теме, не подшиты ли вместе документы постоянного и временного срока хранения, нет ли нескольких экземпляров одного и того же документа и т. д. После приема архивариус систематизирует эти документы в дела: подшивает документы по 200 - 250 листов в папки с твердыми обложками, нумерует листы, подписывает каждую папку так, чтобы заглавие в обобщенной форме отражало основное содержание документов. На каждой папке он пишет название учреждения и разновидность документа (приказы, отчеты и пр.), даты начала и окончания единиц хранения. Оформив, таким образом, все поступившие дела, архивариус составляет учетную опись дел. Учетные сведения о делах, поступивших на хранение в архив учреждения, архивариус представляет в государственный архив.

Периодически архивариус готовит дела, подлежащие временному хранению, для рассмотрения их экспертной комиссией, которая выносит решение об их уничтожении. Архивариус выполняет решение комиссии.

Ежегодно или через определенный промежуток времени архивариус передает в государственные архивы документы с истекшим сроком ведомственного хранения. При передаче дел архивариус совместно с представителем государственного архива еще раз проводит экспертизу ценности документов, проверяет правильность формирования дел, написания заголовков, наличие всех перечисленных документов, составляет опись дел, подлежащих передаче.

К документам, хранящимся в архивах предприятий, учреждений и учебных заведений, постоянно обращаются с самыми разнообразными целями. Архивариус организует использование этих документов: подбирает дела по запросам заинтересованных лиц, выдает справки и т. д. В государственные архивы архивариус дает сведения о тех документах, которые используются наиболее часто.

Архивариус в ответе перед обществом за сохранность каждого документа, доверенного ему. Поэтому он тщательно оберегает каждое дело от хищения, от потерь по небрежности, от гибели из-за неблагоприятных условий и пр. Документы в архивах хранятся на стеллажах, которые расположены так, что между ними образуется хорошая циркуляция воздуха. Архивариусы следят за тем, чтобы в помещениях поддерживалась определенная температура и влажность воздуха, проводилась влажная уборка, систематически обеспыливались дела, так как пыль оказывает разрушающее действие на бумагу и приносит споры плесени.

Какие же качества надо иметь человеку, которому доверено такое ответственное дело? Предельная внимательность, четкость, собранность, аккуратность. Небрежному и рассеянному человеку противопоказана профессия архивариуса.

В связи с тем, что архивариус часть своего времени обслуживает людей, он должен быть внимательным к ним, приветливым и доброжелательным, ни одна просьба не должна оставаться невыполненной.

Профессию архивариуса можно приобрести после окончания средней школы, пройдя индивидуальную подготовку, или на специальных курсах по ведению архивного дела.