Заведующий канцелярией. М. И. Додонова

Документ является инструментом управления практически во всех сферах материальной и духовной жизни общества. От того, в какой степени документ отвечает информационным, юридическим, эстетическим и другим требованиям, зависит уровень профессионализма в системе органов управления.

Создание документов - основное содержание деятельности заведующего канцелярией государственных учреждений. Он является специалистом в области организации управленческой и научно-исследовательской деятельности, документоведения, делопроизводства, информационного обеспечения государственного управления и научной организации управленческого труда. Сфера его деятельности - органы государственного управления, государственные и ведомственные архивы, информационно-вычислительные центры, аппарат управления предприятий и учреждений, проектно-конструкторские организации и научно-исследовательские институты.

Отсутствие научно обоснованных нормативов численности работников, занятых в сфере управления, и несоблюдение оптимального соотношения численности руководителей, специалистов и технических исполнителей создает сложности в организации труда заведующего канцелярией - документоведа и организатора управленческого труда и делопроизводства. Ему приходится выполнять довольно разнохарактерные и нередко непланируемые обязанности. Его роль постоянно возрастает в связи с усложнением структуры и функций аппарата управления, внедрением средств механизации и автоматизации в управленческие процессы. Он должен уметь отбирать и готовить нужную информацию для оперативного принятия решения на разных уровнях управления, создавать проекты отдельных распорядительных и справочно-информационных документов, обеспечивать их сохранность, уменьшать их объем и документопотоки.

Заведующий канцелярией принимает активное участие в работе с документами, начиная с их создания или поступления в учреждение до передачи в ведомственный и государственный архив.

У заведующей канцелярией дел хватает

Заведующий канцелярией организует контроль за их исполнением. Он следит не только за сроками исполнения важнейших документов партии и правительства, приказов и распоряжений руководства учреждения, но и за полнотой, характером и составом информации по данному вопросу. Поэтому документовед должен хорошо знать советское законодательство, специфику деятельности отрасли, в которой он работает, технологию операций по контролю исполнения, проводить аналитическую работу по сопоставлению данных контроля, сравнивать достигнутые результаты с запланированными, своевременно выявлять недостатки и устранять их.

В условиях научно-технической революции важную роль играют разработка и внедрение прогрессивных систем документационного и информационного обеспечения управления с применением электронно-вычислительной и организационной техники. Документовед должен хорошо ориентироваться в этих вопросах, уметь рационально организовать оснащение рабочих мест специалистов и технических исполнителей средствами механизации и автоматизации труда.

Документовед, заведующий канцелярией, много времени уделяет разработке и внедрению нормативно-методических актов, регламентирующих порядок работы с документами (инструкций по делопроизводству, правил составления и оформления документов и т. п.) и должностные обязанности служащих (должностные инструкции, квалификационные характеристики), работу структурных подразделений аппарата управления (уставов, положений, правил). Разработка этих документов должна соответствовать требованиям Единой государственной системы делопроизводства.

Работа документоведа предъявляет специфические требования к психофизиологическим особенностям его личности. Документовед воспринимает большой объем информации, творчески ее осмысливает и анализирует, оперативно обрабатывает и классифицирует. Для этого ему необходима хорошая память, концентрация внимания и вместе с тем способность переключаться с одного вида деятельности на другой. Для деятельности документоведа характерен достаточно высокий уровень двигательной активности, что связано с постоянной организацией направления потоков информации, часто осуществляемых лично.

Помогают совершенствовать деятельность заведующему канцелярией средства механизации и автоматизации вспомогательных технических операций. Однако и это не снимает в полной мере достаточно высокого уровня нервно-психической напряженности, потому что этим специалистам постоянно приходится общаться с большим количеством различных людей. Поэтому коммуникабельность является лучшей характеристикой представителя этой специальности. То, что ему необходимо все время переключаться с одного вида деятельности на другой и устанавливать контакты между руководителями и подчиненными, а также между руководителями разных уровней, требует высокой психоэмоциональной устойчивости, широкого кругозора, высокой дисциплинированности, ответственности, доброжелательности, культуры общения, четкой и ясной устной и письменной речи.

Бурное развитие научно-технического прогресса вызвало необходимость подготовки высококвалифицированных специалистов по разработке и внедрению документационного обеспечения управления. Их готовят на факультете государственного делопроизводства в Московском государственном историко-архивном институте и в Донецком государственном университете.